Die für das Sammlungs-Management gesammelten Daten umfassen unter anderem: Genaue Beschreibung und Fotodokumentation jedes einzelnen Objekts, Informationen zum Künstler/Hersteller, möglichst lückenloser Nachweis sämtlicher damit verbundener administrativer Vorgänge und Akten, Informationen über Bewegungen, Stand- und Lagerorte der Artefakte.

Die von uns empfohlene und verwendete Software ermöglicht die Verknüpfung all dieser Faktoren, sodass jederzeit Listen und Übersichten nach beliebigen Kriterien erstellt werden können. Um die Daten à jour zu halten sind – je nach Aktivität und Bedürfnissen der sammelnden Person oder Institution – Updates wöchentlich, monatlich oder in längeren Intervallen erforderlich.

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